Projektmenedzsment

Projekteket azóta terveznek, mióta az emberek nagyobb feladatokat közösen végeznek. Legyen akár szó egy hadjárat megtervezéséről és felszereléséről, egy templom vagy erődítmény megépítéséről, egyik sem volt elképzelhető anélkül, hogy az ezért felelős emberek ne tervezték volna meg ezeket a „projekteket”. Azonban hosszú ideig mindez keretek nélkül történt, az adott személy tudásán és tapasztalatán alapult; csak a 20. században gyűjtötték össze és rendszerezték ezeket az informális eljárásokat, és alakították ki a tudományos formáját, melyet ma projektmenedzsmentnek nevezünk.

Projektmenedzsment folyamatok:

A használt projektmenedzsment módszertantól függetlenül, a projektmenedzsment folyamatok indítási, tervezési, végrehajtási, kontroll valamint zárási folyamatcsoportokba sorolhatóak.

Indítási folyamatcsoport

Ebbe a csoportba tartoznak azok a folyamatok, amelyek az új projekt vagy projektfázis formális jóváhagyását hivatottak előkészíteni és segíteni.

Ha ezt a szakaszt nem végezték el megfelelően, akkor nagy az esélye, hogy a projekt sikertelen lesz, az üzleti elképzelések nem teljesülnek. A legfontosabb, hogy a projekt indításakor a résztvevők megértsék az üzleti igényeket, ismerjék az üzleti és szervezeti környezetet, és kellően jól mérjék fel a kezdeti kockázatokat.

Az indítási szakaszban készül el a projekt alapító dokumentuma (project charter), amely ideális esetben definiálja és leírja:

- A különböző érdekeltek, szponzorok, ügyfelek igényeit, követelményeit és elvárásait
- Az üzleti igényeket
- Projekt által elérendő (lehetőleg mérhető, objektív) célokat és a projekt végrehajtásának indokait
- A projektvezető személyét és működésének határait
- A projekt végrehajtásának költségvetését, hozzávetőleges ütemezését, és a résztvevőket
- A befektetés megtérülését alátámasztó pénzügyi elemzést (business case)
- A kezdeti kockázatokat, feltételezéseket és ismert korlátozó tényezőket

Meg kell jegyezni, hogy sok, úgynevezett projekt javaslat, vagy projekt kezdeményezés az elemzések eredményeként már el sem jut abba a fázisba, hogy projekt legyen belőle. A fentiekben felsorolt területek egyben döntési pontok is: elfogadják a kidolgozott dokumentumot, vagy módosításokat írnak elő, esetleg kiderül, hogy az elemzések, javaslatok alapján az a döntés születik, hogy a projekt nem indul el, vagy nem lép a következő szakaszba. Például előfordulhat, hogy egy projekt összes előkészítő elemzése és dokumentuma elkészül, de a pillanatnyi pénzügyi helyzet vagy egyéb, időközben megváltoztott körülmény miatt a projekt alapító dokumentumát a vezetés mégsem hagyja jóvá – az eddig ráfordított kötségek ugyan veszteséget jelentenek, de összehasonlíthatalanul kisebbet, mint egy sikertelen projekt teljes költsége.

Tervezési folyamatcsoport

Ebbe a csoportba tartoznak azok a folyamatok, amelyek a projekt céljainak pontosításával és a projekt célkitűzéseinek eléréséért végrehajtandó lépések megtervezésével függnek össze. A tervezési folyamatcsoportba tartozó főbb folyamatok:

- a hatókör (terjedelem) pontos meghatározása
- a projekt részfeladatokra bontása
- a részfeladatokhoz tartozó elvégzendő tevékenységek meghatározása, a közöttük levő összefüggések megtervezése
- a tevékenységekhez tartozó erőforrás és időbecslések elkészítése
- a fentiek alapján a projekt ütemtervének és költségvetésének megtervezése

Ide tartozik néhány fontos segédfolyamat, mint a kommunikációs és kockázatkezelési terv elkészítése, a minőségtervezés és a beszerzési terv elkészítése. A fenti tervezési folyamatok eredményeként előálló rész-terveket a projektmenedzsment terv fogja össze, mely a projekt végrehajtási tervének tekinthető.

Végrehajtási folyamatcsoport

A végrehajtás fő feladata az elkészült tervek alapján a projekttevékenységek irányítása és összehangolása, annak érdekében, hogy a projekt elérje célját. Ebbe a folyamatcsoportba tartoznak még a minőségbiztosítási folyamatok, a projektcsapat fejlesztésével és teljesítményértékelésével, az információ megfelelő elosztásával és a beszállítók kiválasztásával kapcsolatos folyamatok.

Kontroll folyamatcsoport

Ez a folyamatcsoport a projekt tervezett végrehajtása és a tényleges végrehajtása közötti különbségek folyamatos ellenőrzésével foglalkozik, annak érdekében, hogy az esetleges problémákat idejében észleljék és megfelelően tudjanak reagálni rá. Két fő folyamat tartozik ide:

- A projekt teljesítményével és működésével kapcsolatos információk összegyűjtése, feldolgozása és az információ eljuttatása az érdekeltekhez
- Az integrált változáskezelés

A két fő folyamatot szintén számos másik folyamat segíti, mint például az ütemezés, költségek és kockázatok kontrollálása, projekttermékek ellenőrzése, jelentések készítése, szerződésadminisztráció.

Zárási folyamatcsoport

A zárás magában foglalja a projekt adminisztratív és pénzügyi lezárását: a függő kifizetések elrendezését, szerződések lezárását, a szükséges dokumentumok archiválását, a részvevők megfelelő helyekre történő visszairányítását, a bérelt eszközök visszaadását stb. Nagyon fontos, hogy a projekt pozitív és negatív tapasztalatait a projektcsapat, vagy annak egy része kiértékelje, és a legfontosabb tapasztalatokat egy későbbi felhasználás céljára összegyűjtse és dokumentálja.

Forrás: wikipedia