A pályáza­tok beküldésének határideje: 2011. már­cius 15. és szeptem­ber 15.

Az évi költ­ségvetés a Standard pályáza­tok számára 2.200.000 €. A pályáza­tok beküldésének határideje: már­cius 15. és szeptem­ber 15. 5.000 €–tól lehet kérvényezni egy konkrét stan­dard pályázatra.

A pályázati űrlapot on-line és egy ere­deti példány­ban postán is el kell küldeni. Az űrlaphoz tar­tozó min­den mel­lék­let­ből is elég egy példányt küldeni. A határidő után érkező kérvényeket nem fogad­juk el. A postán érkező kérvényeknél a feltün­tetett postai pec­sét a döntő.

I. Általános információk

A jóváhagy­ott költ­ségvetés és a ren­delkezésre álló for­rá­sok szerint az Alap pénzü­gyi for­rá­sai külön­féle tevékenységek támo­gatására fordíthatók, az alábbi területeken:

1. kul­turális együttműködés (pl. fes­z­tiválok, kiadványok)
2. tudományos eszmec­serék és kutatá­sok (pl. kon­fer­en­ciák, kiad­ványok, kutatás)
3. oktatás (pl. szem­inári­umok, nyári iskolák)
4. diákc­sere (pl.sport, művelődési és kul­turális ren­dezvények gyer­mekek és fiat­alok számára)
5. határokon átnyúló együttműködés (két V4 ország határtérségében leza­jló pályáza­tok, a határ­von­altól max. 50km távolságban)
6. tur­iz­musra fordító támo­gatás (pl. turista-kalauzok, előadá­sok, vásárok)

Az Alap pénzü­gyi hoz­zájárulása nem hal­ad­hatja meg a pro­jekt összkölt­ségének az 50%-át, beleértve a pályázó saját ter­mészetbeni hoz­zájárulását, (nem pénz­beli hoz­zájárulás, pl. saját autóbusz, saját szemé­lygép­kocsi, saját szál­lás, saját hely­iségek), vagy más, társ­fi­nan­szírozó alanyok ter­mészetbeni hoz­zájárulását. A költ­ségvetés 12 hónapra ter­vezhető, még ha a pro­jekt a ter­vek szerint tovább is tartana.

Az Alap előny­ben részesíti azokat a pályáza­tokat, melyek­ben a V4-es orszá­gok min­d­e­gyike részt vesz. Az Alap nem támo­gat olyan pályáza­tokat, melyek­ben három­nál kevesebb ország­ból van­nak résztvevők, kivéve a határon átnyúló együttműködés területén meg­való­suló pályáza­tot. (Határon átnyúló együttműködés esetén elég két ország­ból való part­ner együttműködése.) Az Alap emel­lett részt vehet olyan pályáza­tok támo­gatásában is, melyek a V4-országokon kívüli résztvevővel együttműködés­ben kerül­nek meg­valósításra, amen­ny­iben az adott pályáza­tok az Alap célk­itűzé­seivel összhang­ban van­nak. A V4 orszá­gain kívül élő pályázókra ugyanezek a feltételek érvénye­sek, ha tem­atikailag érin­tik a viseg­rádi együttműködést.

Az Alap anyagi for­rá­sokat csak konkrét eseményekre biz­tosíthat és előzete­sen meghatáro­zott tételekre:

1. nyomdai költ­ségek (nyomtatás, kiad­ványok kiadása, terjesztése)
2. terem­bér­let és az ehhez szük­séges tech­nikai költ­ségek bérlete
3. művészek tiszteletdíja
4. szál­lás és étkezési költségek
5. utazási költségek
6. expertek tiszteletdíja
7. fordítás és tolmácsolás
8. díjak, jutalmak
9. iro­dai szük­sé­gletek és propagá­ciós anyagok
10. rek­lám (nyomda, rádió, TV, óriás­plakát, stb.) és propagáció
11. weboldal kialakítása és aktualizálása

Támogatást első­sor­ban a V4-es orszá­gok­ból érkező és a V4–es orszá­gokon belüli pályáza­tok számára szándékozunk biztosítani.

Az Alap által támoga­tott pályáza­toknál a támo­gatás nem használ­ható fel:

1. tőke­be­fek­tetések kifizetésére
2. saját, közvetett költ­ségek kifizetésére (vil­lanyszámla, gázszámla, vízdíj, tele­fon­számla, “zsebpénz”, stb.)
3. saját költ­ségek és szám­lák (saját hely­iség bér­lete, szál­lás, étkezési költ­ségek, stb.)
4. rész– vagy tel­jes munkaidős alka­lma­zot­tak és munkakapc­so­lat­ból eredő (alka­lma­zott) segéd­munkaerők fizetésének, anyagi díjazásá­nak kifizetése a Munkajogi Törvénykönyv
5. alapján (valamint egyéb részbeni kötelezettségek, diéták stb.)

Az Alap csak akkor biz­tosítja a támo­gatást, ha az Alap és a pályázó fél között írott szerződés született, amely a pályázat finan­szírozásá­nak konkrét feltételeit szabályozza.

Az Alap nem biz­tosít támo­gatást olyan pályáza­tokra, melyek finan­szírozása közkölt­ségvetés­ből és közvetlen állami támo­gatás­ból történik (min­isztéri­umok, kul­turális intézetek, stb.) A V4-es orszá­gok kul­turális intézetei részt vehet­nek ugyan a pályáza­tok­ban, az Alap azon­ban nem ismer­heti el őket part­nereknek (pl. a budapesti Lengyel Intézet nem adható meg lengyel part­nerként egy mag­yar részről bead­ott pályázatban).

Az Alap nem finan­szíroz olyan pro­jek­teket, melyek nem teszik lehetővé, hogy az Alap tel­jes felelősséget és ellenőrzést vál­laljon felettük.

A pályáza­tok finan­szírozásánál az Alap a pénzek arányos elosztásá­nak elve alapján fog eljárni a Cseh Köztársaságból, Lengyel Köztársaságból, Magyar Köztársaságból és Szlovák Köztársaságból érkező szemé­lyek esetében.

Az Alap a civil tár­sadalom kiépítését célzó tevékenységeket támo­gatja. A támo­gatá­sok elosztásá­nak — különösen az Alaphoz támo­gatásért folyamodó, nem-kormányzati pályázók esetében – ezen elvet kell követnie.

II. A pályázat előkészítése

A kérvényezőnek a pályázati űrlapot on-line kell kitöl­te­nie. Szükség esetén a pályázó csatolva mel­lékel­het kiegészítő infor­má­ciókat a pályázathoz.

A pályázati űrlapot az előírt for­mában, angolul kell kitöl­teni és egy nyomta­tott példányt postán is el kell küldeni. A pályázati űrlapot a kérvényezőnek saját kezű­leg kell aláír­nia. Ha a pályázó jogi személy, a pályázati űrlapot csak a szervezet törvényes képviselője írhatja alá.

A pályázati űrlaphoz a következő kiegészítő doku­men­tumokat is csatolni kell:

1. máso­lat a kérvényező azonosító oki­ratáról (pl. útlevél) – magán­szemé­lyek esetén
2. máso­lat a tár­saság azonosító oki­ratáról – ha jogi szemé­lyről van szó; ezen doku­men­tum­nak tar­tal­maz­nia kell a szervezet:
- törvényes képviselőjének nevét
- bej­e­gyzett székhe­lyét
- azonosító számát (bej­e­gyzési szám)
3. máso­lat a part­ner azonosító okiratáról
4. a part­nerek szándékny­i­latkozatainak ere­deti példányai
- angol nyel­ven
- a part­ner­sz­ervezet fejléces papír­ján
- törvényes képviselőjének aláírásá­val
- a pro­jekt pon­tos nevével és a part­nerek együttműködésének leírásá­val
- 3 hónap­nál nem lehet régebbi
5. társ­fi­nan­szírozó szervek lev­eleinek másolata
6. külön­leges engedély – ha szük­séges a pályázat megvalósításához

Figyelem: Kérjük, ügyel­jenek arra, hogy a pályázati kérelem­mel együtt min­den további doku­men­tum­nak egy boríték­ban kell érkeznie; külön postá­zott doku­men­tumokat nem fogadunk el.

A pályázat bead­ásá­nak pon­tos címe:

International Visegrad Fund
Kráľovské údolie 8
811 02 Bratislava
Szlovákia

A pályáza­tok beérkezésük sor­rendje alapján kerül­nek nyil­ván­tartásba. A pályázat kézhezvételéről a kérvényezők e-mailben kap­nak vis­szaiga­zolást, mely tar­tal­mazza a pályázat sorszámát. Kérjük, hogy az Alappal való min­den további kom­mu­niká­cióban legyenek szívesek ezt a sorszá­mot feltün­tetni (pl. meghívók küldésekor is).

III. A pályáza­tok jóváhagyása

A beérkező pályáza­tokat a for­mai követelményeknek való megfelelés szem­pon­tjából az Alap titkársága ellenőrzi. A pályáza­tok tar­talmi szem­pont­ból történő ellenőrzését az ügyvezető igaz­gató végzi, különös tek­in­tet­tel arra, hogy az adott pályázat men­ny­iben felel meg az Alap szabályainak.

Ezután az ügyvezető igaz­gató véleményezi az adott pályáza­tokat — java­solja vagy elu­tasítja azokat.

A pályáza­tok végleges elfo­gadása vagy elu­tasítása a Nagyköveti Tanács ülésén történik. A Nagyköveti Tanács által hozott dön­tések véglege­sek. Semmilyen jogi eljárás alapját nem képezhetik és rés­zletes indok­lást sem igényelnek.

A jóváhagyási folya­mat a beküldési határidő után számí­tott max. 10 hétig tart. A pályázó­nak a ter­vezett események nap­tára kitöltésénél ezt a tényt figyelembe kell ven­nie, mert a jóváhagyási folya­mat ideje alatt meg­való­suló pályáza­tokat az Alap sem elbírálni, sem támo­gatni nem tudja.

Az elbírálási folya­mat ered­ményéről a pályázó írás­ban (postán vagy e-mailben) kap értesítést. A dön­tés indokáról az Alap nem köte­les tájékoz­tatást adni, sem a pályáza­tot készítőjéhez vis­sza­jut­tatni. A pályázat elu­tasítása esetén min­den pályázó ismét pályázhat ugyanan­nak a pályázat­nak a finan­szírozására a következő kör­ben, ha a ter­vezett idők­ereteket későbbi időpon­tra vál­toz­tatja és új pályáza­tot nyújt be.

IV. A pályázat kivitelezése

A pályázó köte­les a pályáza­tot a szerződés­ben megál­lapodott idők­eretek és pénzü­gyi feltételek között meg­valósí­tani. Az Alap a pályázó számára a benyúj­tott szám­lák alapján (szám­lák, készpénz­fizetési szám­lák, utazási kiadá­sokról kiál­lí­tott kimu­tatás, vagy utazási jegyek, külön­féle szerződések, banki szám­lakivonat, stb.) fizeti ki a megadott összeget. A szerződés alapján az Alaphoz benyúj­tott szám­lákat több rés­zlet­ben is be lehet nyúj­tani, de a rés­zle­tel­szá­molás­nak meg kell hal­ad­nia az 1000 € (kivéve a legutolsót).

Kivételes esetek­ben a pályázó kérheti az Alaptól a szerződés módosítását, melyet angol nyel­ven, írás­ban kérvényezhet (a törvényes képviselő) az Alap titkárságá­nak címezve.

A pályázó köte­les az Alap titkárságá­nak a pályáza­thoz vagy a Nemzetközi Visegrádi Alaphoz kapc­solódó bár­mi­lyen médi­um­ban meg­je­lenő szöveget, nyi­latkoza­tot, véleményt és nép­sz­erűsítő anyagot átadni, és tájékoz­tatást adni a pályázat munkálatainak menetéről.

A pályázó­nak köte­lessége továbbá:

A. Tájékoztatni az Alap titkárságát a pályázat meg­valósítása ide­jén ter­vezett ren­dezvényekről és azok pro­gramter­vét legkésőbb 14 nap­pal előre elküldeni.

B. Támogatni és ter­jeszteni a viseg­rádi együttműködés gon­do­latát és a NVA jó hírét, beilleszteni a NVA logóját és hon­lap elérhetőségét az Alap által támoga­tott pályázat­tal kapc­so­latos min­den­nemű tájékoz­tatási és nép­sz­erűsítő anyagba. Az Alap logójá­nak for­mája és dimen­z­iója arány­ban kell, hogy álljon a pályázó­nak biz­tosí­tott támo­gatás mértékével.

C. Bemutatni az Alapnak a záró­je­len­tést a pro­jekt ered­ményeiről és hasznáról, tartalmazva:

- a végső pénzü­gyi elszámolást
- az Alap támo­gatását iga­zoló pályázati dokumentációt

A záró­je­len­tést a szerződés lejárta után legkésőbb 30 napon belül kell beküldeni.

V. A pályázat értékelése

Az Alap min­den támoga­tott pályáza­tot figyelem­mel kísér és végleges értékelés­ben részesít.

VI. A pro­jekt pénzü­gyi elszámolása

Az Alap a pályázó­nak odaítélt támo­gatást a pro­jekt pénzü­gyi elszá­molásá­nak benyújtása után fizeti ki, amen­ny­iben az megfelel az Alap for­mai követelményeinek. Az elszá­molás­nak tar­tal­maz­nia kell a pro­jekt pénzü­gyi doku­men­tá­cióját és az Alap hon­lapjáról letöl­thető nyomtatványokat.

A pályázó­nak csak azokat a kiadá­sokat köte­lessége iga­zolni, melyeket az Alap megtérít.

A pro­jek­t­tel kapc­so­latos többi költ­séget az erre megfelelő táblázat­ban kell feltün­tetni a Zárójelentésben — Final report. A Zárójelentést a pályázó törvényes képviselőjének kell aláírnia.

Az Alap csak azokat a kiadá­sokat téríti meg, ame­lyeket a pályázó vagy az Alappal kötött szerződés szer­inti part­nere fizetett ki a szerződés idő­tar­tamán belül. Ez a szerződés egyértelműen meghatározza, hogy melyek a költ­ségtérítésre jogo­sult kiadások.

Az Alap nem téríti meg azokat a költ­ségeket, ame­lyek a pályázó vagy annak szerződés­beli part­nere belső kiadá­sai, sem azokat, ame­lyek a Munkatörvénykönyv által szabá­ly­ozott munkav­is­zony­ból fakadnak.

Formai követelmények:

- az elszá­molás­nak az alábbi kötelező nyomtatványokat kell magába foglal­nia: (a pénzü­gyi elszá­molás össze­foglaló tábláza­tát: FS, annak mel­lék­let részét: Enc. és a záró­je­len­tést: FR)
- mel­lék­letet (Enclosure) min­den pénzü­gyi irathoz csatolni kell, a kifizetés iga­zolásá­val együtt
- a mel­lék­letet az elszá­molást készítő szemé­lynek kell aláírnia
- az összes mel­lék­letet fel kell tün­tetni az elszá­molás össze­foglaló táblázatában
- az összes mel­lék­letet és a hoz­zá­tar­tozó ira­tokat időrendbe kell ren­dezni (az adóok­mány ere­deti példánya és máso­lata, kifizetési igazolás)

Az össze­foglaló tábláza­tot és a záró­je­len­tést a pályázó törvényes képviselőjének kell aláírnia.

A nem viseg­rádi orszá­gok­ból pályázók­nak az elszá­moláshoz csatol­niuk kell az alábbi doku­men­tumok angol fordítását, melyeket a pályázó törvényes képviselője ír alá:

- bankszámlakivonatok
- készpénz­fizetési pénztárbizonylatok
- könyvelési ira­tok pl. szám­lák, szerződések
- egyéb belső doku­men­tumok, ame­lyek a grant kifizetéséhez szükségesek
- egyéb, az Alap által megkövetelt dokumentumok

Minden kötelező érvényű nyomtatvány az elszá­molásra vonatkozó rés­zletes utasítá­sokkal együtt letöl­thető az Alap honlapjáról.